Nooit meer uitstellen

1. Inleiding

Samenvatting van: Uitstelgedrag, Piers Steel, Utrecht 2012

Uitstelgedrag is een gewoonte en gewoontes hebben de neiging om te blijven. In plaats van het eeuwige uitstel aan te pakken, excuseren we onszelf: zelfmisleiding en het blijven uitstellen gaan vaak hand in hand.

Het profiel van een Procrastinator:

• 95 procent van de mensen geeft aan dat ze last hebben van uitstelgedrag genoemd.
• Daarbij geeft ongeveer een kwart aan dat het een chronisch en bepalend kenmerk is van hun persoonlijkheid. Stoppen met uitstellen staat bovenaan de lijst van ‘s werelds meest begeerde doelen.
• Een groep van 100 uitstellers bestaat uit 54 mannen en 46 vrouwen.
• Uitstellers zijn vaker single dan getrouwd, en als ze al uit elkaar zijn, zijn ze vaker nog niet gescheiden.
• Hoe ouder je wordt, hoe minder zaken je op de lange baan schuift.
• Perfectionisten zijn minder geneigd om uit te stellen dan niet-perfectionisten.
• Uitstellers hebbe de neiging slechter te presteren dan niet-uitstellers.
• De achilleshiel van de uitsteller is het persoonlijkheidskenmerk: Impulsiviteit.

Impulsiviteit betekent ongeduldig in het moment leven en direct alles willen. Het maakt je tot een chaotische en gemakkelijk te verleiden uitsteller.

2. Achtergrond van uitstelgedrag

Hersenwerk

De herkomst van uitstelgedrag kan worden verklaard door de werking van de hersenen en specifiek de wisselwerking tussen het limbisch systeem en de prefrontale cortex.

• Het limbisch systeem is een primitief systeem dat de oorsprong van genot en angst, en van beloning en opwinding herbergt. Het neemt zonder moeite beslissingen, leeft in het hier en nu, in het onmiddellijke en het concrete.

• De prefrontale cortex wordt ook wel de executieve functie genoemd. Hier vindt bijvoorbeeld het plannen van werkzaamheden plaats. Hoe actiever de prefrontale cortex, des te geduldiger we zijn. De prefrontale cortex is flexibeler in zijn besluitvorming, maar ook langzamer en bedachtzamer. Het is goed in het maken van overzichten, abstracte concepten en het stellen van verder weg gelegen doelen. De prefrontale cortex kan onder invloed van slapeloosheid, stress of het weerstaan van verleidingen uitgeput raken.

Uitstelgedrag vindt plaats als het limbisch systeem de langetermijnplannen van de prefrontale cortex dwarsboomt. Het limbisch systeem dat de snelste is van de twee en onze primaire reactie bepaalt, wint het vaak. Pas als je een deadline lang voor je uit hebt gesteld totdat deze dichtbij of concreet genoeg is geworden om onder de aandacht van het limbisch systeem te komen, roepen beide hersendelen in koor: “Ga aan het werk!”

De belangrijkste oorzaak van uitstelgedrag, impulsiviteit, is een evolutionaire erfenis. Impulsiviteit was nuttig in de tijd dat we jagers-verzamelaars waren. Nu jagen we op projecten en doelen die weken, maanden of jaren duren. Dat zijn tijdseenheden waarvoor ons brein, wat motivatie betreft, niet is toegerust.

Uitstelgedrag in de moderne tijd

Ons leven kent zeer veel verleidingen, meer dan ooit. In de jaren zeventig van de vorige eeuw gaf 4-5 procent van de mensen aan dat ze uitstelgedrag als belangrijk kenmerk van hun persoonlijkheid zagen. Vandaag de dag ligt dat getal tussen de 20-25 procent.

“Ik ben de dag met 10 goede voornemens begonnen en ze zijn nu al op”

Belangrijke verleidingen worden geboden door de computer, tablet en smartphone. E-mail, sociale media, games en het overgrote deel van de apps bieden een ‘beloning’ op onvoorspelbare momenten. We zijn bereid hard te werken voor dergelijke onvoorspelbare, maar bij het optreden zich onmiddellijk manifesterende beloningen. Het werkt net als bij gokken.

De prijs van uitstelgedrag

De meesten van ons vertonen uitstelgedrag op het gebied van gezondheid, carrière of scholing. Maar waar je ook op uitstelt, de prijs is hoog:

• Financiële gevolgen

63 procent van de procrastinators hoort tot de minder succesvolle medemens. Slechts 29 procent van de uitstellers beschouwt zichzelf als succesvol; de rest beschrijft zichzelf als scorend onder het gemiddelde. Procrastinators halen gemakkelijk hun creditcard tevoorschijn met onbetaalde rekeningen als gevolg. Ze betalen de rekening van de creditcardmaatschappij te laat, en dat resulteert in hoge rentelasten. Wanneer je een uitsteller de keuze geeft tussen 300 euro nu of twee weken wachten en 350 euro krijgen, kiezen ze voor het eerste en lopen een hoog rendement mis.

• Medische gevolgen

Mensen met uitstelgedrag laten zich niet alleen later behandelen, ze geven zich ook vaker over aan gedrag dat gezondheidsrisico’s met zich meebrengt: roken, excessief alcoholgebruik, drugsmisbruik, roekeloos rijden, overmatig eten etc.

•  Welbevinden

Procrastinatie brengt stress met zich mee en dat geeft aanleiding tot schuldgevoelens. Je krijgt spijt van wat je op korte termijn verkiest te doen (boven wat je had moeten doen), en op lange termijn krijg je spijt van wat je hebt nagelaten te doen.

De kosten van procrastinatie

Per werkdag van 8 uur wordt er door de gemiddelde werknemer naar beneden afgerond 2 uur per dag geprocrastineerd. Uitstelgedrag in je bedrijf is dus een kostbare zaak.

Dat uitstelgedrag vindt voor een groot deel op de computer plaats: surfen, sociale media, videosnacking of spelletjes. Het is niet voor niets dat gamesites vanaf vijf uur ‘s middags opeens veel minder bezoekers trekken.

E-mail is een andere tijdverslinder. Wanneer je je laat afleiden (en dus iets uitstelt) door nieuw binnengekomen e-mail, kost je het je tijd om je opnieuw te concentreren op je hoofdtaak. Wanneer je je de hele dag door nieuwe e-mail laat afleiden, kunnen de interruptie en de hersteltijd zomaar twee uur tijd kosten.

3. De Formule

De motivatie om wel of niet aan een taak te beginnen kun je bepalen aan de hand van de procrastinatieformule. Het is een ‘wiskundige’ weergave van het proces dat in je hoofd plaatsvindt. In 4. wordt voor elk van de componenten uit deze formule aangegeven wat je eraan kunt doen.

VERWACHTING X WAARDE

———————————–

TERMIJN X IMPULSIVITEIT

Verwachting

Wat verwacht je dat er zal gebeuren als je aan de taak begint? Heeft het slagingskans of verwacht je dat het (net als voorgaande keren) niet lekker zal lopen. Hoge verwachtingen vormen het hart van zelfvertrouwen en optimisme. Mensen met uitstelgedrag hebben meestal weinig zelfvertrouwen, vooral wat de taken betreft die ze voor zich uitschuiven.

Waarde

Dat waar we een hekel aan hebben, stellen we uit. Waarde is de technische term voor de mate waarin we plezier aan iets beleven. Geen wonder dat je dus vaak uitstelt als het gaat om opruimen of de kilometeradministratie doen. Het kost veel moeite om je op dergelijke ‘dagelijkse’ taken te concentreren en verveling is een teken dat dingen die je aan het doen zijn irrelevant zijn. Chronische uitstellers hebben moeite met de verplichtingen die het leven met zich meebrengt en ervaren hun taken als een last.

Termijn

Tijd vormt de kern van het probleem. Je verkiest klein plezier waar je meteen van kan genieten boven groot plezier waar je lang op moet wachten. We zijn geneigd abstract te kijken naar de taken en zorgen van morgen, maar de taken en zorgen van vandaag zien we heel concreet voor ons. We stellen langetermijndoelen uit totdat het kortetermijndoelen worden.

Impulsiviteit

Impulsiviteit verschaft een meer verfijnd begrip van tijd door de effecten van uitstel te vergroten of te verkleinen.

4. Oplossingen

4.1 Werken aan Verwachting

VERWACHTING X WAARDE

———————————–

TERMIJN X IMPULSIVITEIT

Een gebrek aan zelfvertrouwen of optimisme is slecht voor de motivatie. Een teveel aan optimisme kan overigens ook tot uitstelgedrag leiden door ervoor te zorgen dat mensen eenvoudig wachten op het succes waardoor ze de kans op succes verkleinen.

Optimisme kun je verbeteren door:

1. Successpiralen

Als je jezelf een reeks uitdagende maar haalbare doelen stelt, maximaliseer je je motivatie. Een overwinning bevestigt je identiteit en het verlangen meer te willen. Het voltooien van een taak creëert zelfvertrouwen wat weer uitdaagt tot meer prestaties. Succes baart succes.

De kunst is om het eerste succes te creëren, bij voorkeur met een levendige succeservaring waar je je aan kunt vasthouden. Dat doe je door klein te beginnen en te zorgen voor een langzaam oplopende verbetering die grote en intimiderende taken in kleine uitvoerbare stukjes opdeelt.

2. Plaatsvervangende overwinning

Pessimisten hebben de neiging om elke persoonlijke overwinning te omringen met een stroom aan negatieve zelfreflectie. Aanmoediging om het tegendeel aan te tonen komt via vrienden of rolmodellen. Als je met de juiste mensen omgaat, kan hun succes je doen denken: dat kan ik ook. Gedrag is besmettelijk.

3. Wensvervulling

Door gedetailleerde herschepping van een prestatie zet je neuronen in je hersenen aan het werk die de handeling ‘in je hersenen branden’, vrijwel net zo diep als wanneer je oefent.

Daarnaast kun je gebruik maken van mentale contrastering: je visualiseert eerst wat je zou willen bereiken en daarna waar je nu bent. Dit schept energie, inspanning en geeft een stimulans aan je planning.

Verslaafd aan uitstel?

Ben je een chronische procrastinator en heb je zwaarder geschut nodig om van je uitstelgedrag af te komen, behandel deze dan als een verslaving:

Laat geen enkele uitzondering toe en houd jezelf voor dat iedere uitglijder catastrofaal zal zijn.

4.2  Werken aan Waarde

VERWACHTING X WAARDE

———————————–

TERMIJN X IMPULSIVITEIT

Wat je saai vindt, stel je uit. Maar je kunt activiteiten interessant maken door de manier waarop je ermee omgaat:

• Je kunt het werk moeilijker maken tot een niveau dat er balans is tussen de zwaarte van de taak en je vermogen die te volbrengen.
• Je kunt jezelf proberen te verslaan, door het in de helft van de tijd te doen, met één hand of met je ogen dicht. Zo weet een medewerker in een chipsfabriek het werk leuk te houden door te zoeken naar chips met ongebruikelijke vormen: chips die op beroemde mensen lijken.
• Koppel er een langetermijndoel aan dat gekoppeld is aan succes in plaats van te willen vermijden dat je faalt. Bijvoorbeeld: ‘Mijn kantoor wordt mijn vergaderlocatie waardoor ik klanten altijd hiernaartoe kan laten komen’ in plaats van ‘Nu moet ik opruimen en dat levert me niets op.’

Moe zijn is een factor die bijdraagt aan uitstelgedrag. Als je moe bent wordt de aversie voor een taak alleen maar groter. Het ondermijnt interesse en maakt wat toch al moeilijk was tot een marteling. Je wilskracht wordt op de proef gesteld. Die is niet onuitputtelijk en aan het eind van de dag, als je veel van jezelf hebt gevraagd, is de wilskracht op. Niet zo gek dat je dus juist aan het eind van de dag aan het uitstellen slaat – of je vergrijpt aan een zak chips.

Begin dan ook met de klussen waar jij uitstelgevoelig voor bent aan het begin van de dag. Of je nu een avond- of ochtendmens bent, begin met de vervelendste klussen een paar uur nadat je wakker bent. Dan bereikt je geest zijn maximale efficiëntie gedurende een periode van minstens vier uur.

In de namiddag doe je dan liever routinematig werk omdat je per uur IQ-punten verliest.

4.3  Werken aan Impulsiviteit

VERWACHTING X WAARDE

———————————–

TERMIJN X IMPULSIVITEIT

Impulsiviteit is de hoofdrolspeler als het gaat om uitstelgedrag. Hoe impulsiever je bent, hoe dichterbij de deadline moet komen voordat jij aan het werk gaat. Helaas is impulsiviteit niet iets dat je hebt, maar dat je bent. Wat je kunt doen om jouw impulsiviteit te beheersen:

• Maak gebruik van technologie om je langetermijndoelen te behoeden voor verleidingen. Gebruik een programma als Cold Turkey om zelf te selecteren websites tijdelijk te blokkeren of Anti-Social om even een sociale-media-vrije smartphone te hebben. Schakel alle meldingen uit dat er nieuwe e-mail binnen is.
• Zorg ervoor dat je eerst je basisbehoeften zijn verzadigd voordat je aan iets lastigs begint. Begin de dag bijvoorbeeld met het plannen van leuke dingen en ga daarna pas aan de slag met uitstelgevoelige taken.
• Neem ‘vergif’: Sluit een weddenschap af (waarmee je veel geld kunt verliezen) zodat je gemotiveerd bent te werken aan je langetermijndoel. Hiervan maakt een keten van Deense fitnesscentra slim gebruik door je alleen te laten betalen als je niet regelmatig komt.
• Je kunt verleidingen niet ‘wegdenken’. Als je dat probeert worden ze alleen maar nadrukkelijker aanwezig. Wel kun je ze in gedachten abstract en symbolisch maken, bijvoorbeeld door jouw favoriete game te zien als een combinatie van nullen en enen.
• Je kunt ook een verschrikkelijke uitkomst visualiseren in het geval je je wel laat verleiden: moddervet worden en je partner verliezen, een modderfiguur slaan en ontslagen worden.
  Zo zorg je ervoor dat jouw, op abstractie gerichte prefrontale cortex het stuur overneemt van het limbische systeem dat door stimuli en korte termijn effect gedreven wordt.
• Je kunt ook aan de verleiding zelf negatieve eigenschappen koppelen: de bakker heeft bijvoorbeeld met zijn vieze ongewassen handen aan jouw gebakje gezeten. Hoe meer je ervan walgt, des te beter.
• Je wordt sterk beïnvloed door wat er in het zicht is. Zo zul je direct je e-mail lezen als er een melding van op je scherm verschijnt en zul je meer snoepen als de snoeppot op je bureau staat. Maar ook een werkkamer die rommelig is, is een mijnenveld vol afleiding. Als jij een echte uitsteller bent, is de kans zelfs groter dat je kantoor een rommeltje is. Opruimen dus. En laat je daar zo nodig bij helpen door een professional organizer. Houd uiteindelijk alleen in zicht wat van belang is om jouw langetermijndoelen te halen: bijvoorbeeld het dossier waar je aan moet werken.
• Als je van jouw computer ook privé gebruik maakt, bijvoorbeeld op je thuiswerkplek, zorg er dan voor dat je voor zakelijk en privé een apart profiel aanmaakt zodat je niet door allerlei aantrekkelijke snelkoppelingen naar bijvoorbeeld sociale media wordt afgeleid.

5. Het geheim

In alle gevallen en voor iedereen geldt:

Het geheim van vooruitkomen is beginnen.

Het geheim van beginnen is het opbreken van overweldigende taken in kleine uitvoerbare taken.

• In plaats van ‘acquisitie doen’ in je agenda te zetten, formuleer je meerdere acties die je over de tijd verspreidt en die elk een heel specifieke omschrijving hebben, bijvoorbeeld: ‘tien adressen verzamelen van bedrijven die ik kan benaderen’ en ‘een script schrijven voor een telefoongesprek’.

• Maak zo nodig de eerste stap heel erg klein. Vaak is deze het moeilijkst om te nemen. Dus in plaats van tien adressen te verzamelen zou je ook kunnen beginnen met maar twee adressen.

• Maak gebruik van de kracht van de gewoonte. Als iets een gewoonte is geworden stel je jezelf niet langer vooraf de vraag of je er wel zin in hebt; je doet het gewoon. Om van jouw uitstelgevoelige acties een routine te maken zet je terugkerende afspraken in je agenda.

• Daarnaast kun je je limbisch systeem ‘programmeren’ met behulp van de ‘als-dan’ methode:Stel dat je iedere vrijdag na de lunch een kwartier tijd aan je kilometeradministratie wilt werken. Je neemt jezelf dan eenvoudigweg het volgende voor:‘Als ik vrijdag heb geluncht, dan ga ik een kwartier aan mijn kilometeradministratie werken.’ Dat schrijf je op, of je zegt het een paar keer hardop.Jouw limbisch systeem koppelt nu een moment (als-moment) aan een regel (dan-regel). Als in de loop van de tijd die situatie zich voordoet, dat als-moment, dan registreert je brein dat en levert je direct de dan-regel aan. Kom je op vrijdag terug van de lunch, dan verschijnt de gedachte dat je nu aan je kilometeradministratie moet werken, vanzelf in je hoofd.

Bron: Uitstelgedrag, Piers Steel, Utrecht 2012