Heb je wel eens het gevoel dat je hoofd overloopt? Lukt het je niet meer om je langere tijd op iets te concentreren? Of ben je minder creatief dan gebruikelijk?
Grote kans dat je dagelijks teveel informatie te verwerken krijgt. Dan is het tijd om een extern geheugen in te zetten. Daardoor maak je belangrijke capaciteit vrij voor je ondernemerschap.
Voor een ondernemer is vrije denkruimte van essentieel belang
Er komt dagelijks een berg informatie op je af
Je verwerkingscapaciteit is beperkt. Onze hersenen hebben zich eenvoudig niet – of niet voldoende – aangepast op de steeds grotere hoeveelheden informatie die we dagelijks te verwerken krijgen.
Social media updates concurreren met de groeiend aantal e-mails in je inbox. Nieuwsberichten wissel je af met YouTube. Je bekijkt je smartphone gemiddeld 200 keer per dag. Zonder internet is werken onmogelijk.
Hoe zorg je ervoor dat je denkvermogen niet wordt aangetast door die informatieberg?
Volg het voorbeeld van succesvolle mensen
Wereldleiders en topbestuurders zetten hun denkvermogen uitsluitend in voor de belangrijkste zaken. Ze houden zich niet bezig met randvoorwaarden en minder belangrijke zaken komen hen niet onder ogen. Om dat te faciliteren beschikken ze over een of meerdere personal assistants aan wie ze zoveel mogelijk informatie uitbesteden.
Neem een personal assistant in de vorm van een extern geheugen
1. Mail je gedachten
Als er iets in je hoofd schiet – wat je nog moet doen, wat je niet mag vergeten, een idee of vraagstuk – vertrouw je dat zo snel mogelijk toe aan je smartphone. Stuur jezelf direct een mailtje. Zo voorkom je dat er iets blijft rondzingen in je hoofd of dat je je huidige activiteit onnodig onderbreekt om het maar even snel te doen. Hoe je vervolgens met je e-mail overload omgaat lees je onder 6.
2. Maak gebruik van categorieën
Ons brein maakt gebruik van categorieën om kostbare hersencapaciteit te besparen. Zo kun je bijvoorbeeld aan de hand van uiterlijk of een karaktertrek snel en efficiënt worden bepalen of iemand in de categorie ‘boekhouder’ of ‘kunstenaar’ valt. Die categorie bepaalt vervolgens je reactie op die persoon.Zo kun je ook je ook je agenda, je contacten of je tweets organiseren.
Agenda: geef je afspraken per categorie een kleur of andere visuele aanduiding mee. Daardoor is in een oogopslag duidelijk of de afspraken in je agenda intern of extern zijn, met klanten of medewerkers, vandaag een deadline kennen of niet.
Contacten: Geef je contacten een categorie mee: klanten, oud-klanten, leveranciers, beurscontact etc, zodat je geen capaciteit verliest aan het nadenken over waar je iemand van kent.
Social media updates: in Twitter kun je werken met lijsten om tweets te organiseren. In Facebook kun je aangeven wat je bovenaan in je tijdlijn wilt zien. LinkedIn heeft de mogelijkheid aan te geven welk type updates je wilt zien. Zo hoef je je niet door grote hoeveelheden informatie te worstelen voordat je hebt gevonden wat voor jou van belang is.
3. Maak foto’s
Maak foto’s van dingen die je moet onthouden: het boek dat je leende van iemand, je parkeerplaats op Schiphol of bijvoorbeeld een artikel dat je leest bij de tandarts en waar voor jou belangrijke informatie in staat. Als je de foto vervolgens aan jezelf mailt kun je er bij je mailbehandeling (zie 6) er een actie aan verbinden.
4. Organiseer je spullen
Onze hersenen zijn er niet op ingericht om te onthouden waar dingen zijn gebleven die van plek veranderen. Geef dingen dan ook een vaste plek. Cluster dingen die in eenzelfde categorie vallen om te voorkomen dat je moet zoeken. Houd dingen die je niet vaak nodig hebt buiten zicht. Van de aanblik van rommel schiet het stresshormoon cortisol namelijk omhoog (bij vrouwen overigens meer dan bij mannen).
5. Digitaliseer alles
Papier geeft rommel en leidt af als het in het zicht ligt. Digitaliseer dan ook alles en laat anderen hun informatie uitsluitend digitaal aanleveren.
6. Omgaan met email
Opdat in je inbox alleen die mails terecht komen waarvan je nog niet weet wat je ermee wilt, maak je gebruik van regels. Door in te stellen kun je mail automatisch verplaatsen, doorsturen, of verwijderen. Zo kun je email die je aan jezelf stuurt (in het kader van 1. en 3.) automatisch naar een map laten verplaatsen die je niet bij iedere emailcheck doorneemt. Hetzelfde geldt voor nieuwsbrieven of mails met een vaste omschrijving. Koppel mails waar je direct een actie aan kunt verbinden (zoals het terugbrengen van een geleend boek) direct aan een afspraak in je agenda.
7. Voed medewerkers op
Word je veel gestoord door vragen van medewerkers? Train hen in het clusteren van hun vragen zodat ze hun eigen geheugen aanspreken en jij geen extern geheugen voor hen wordt. Stel bijvoorbeeld een vragenuur in, of laat ze een afspraak met je agenderen. Je zult overigens merken dat het opwerpen van een drempel voor het stellen van vragen tot gevolg heeft dat er veel minder vragen komen. Je spreekt het oplossend vermogen van je medewerkers aan.
Vond je het een goed artikel? Doe er iemand anders een plezier mee via de mail.
Delen op social media wordt door ons ook erg gewaardeerd.
