Natuurlijk kan het inrichten van een project een goede oplossing zijn om een complex probleem op te lossen. Maar vaak is het grof geschut waar een veel eenvoudiger oplossing had volstaan.
Eerst wordt het probleem een agenda-item
De beslissing om een project te beginnen komt doorgaans uit de koker van managers. Niet van de werkvloer.
In een traditionele organisatie komen medewerkers met hun vragen en problemen bij hun manager. Die moet immers dusdanige voorwaarden scheppen dat zij hun werk goed kunnen doen.
Nu beschikt een manager niet altijd over de kennis om een praktische oplossing te bedenken. De vraag blijft dan onbeantwoord en de manager brengt het issue in op een managementvergadering.
Het doel van vergaderen is besluiten nemen
Projecten zijn een product van vergaderingen
Op de vergadering passeert het issue, wellicht verschillende keren, de revue. Als blijkt dat ook hier de kennis voor een oplossing ontbreekt en er dus geen besluit kan worden genomen, wordt er een project voor ingericht. Dat is immers ook een besluit, en het doel van een vergadering is besluitvorming.
Wat zijn de bezwaren van een project
- Een project kost veel tijd.
- Er wordt onvoldoende gebruik gemaakt van het probleemoplossend vermogen van individuele medewerkers.
- Er wordt iemand gepasseerd die het probleem op eenvoudige wijze had kunnen oplossen.
- Je hebt kans dat je het originele probleem vervangt door een nieuw probleem.
Een project kan een groter probleem opleveren dan dat er origineel was
Een voorbeeld
Een of meerdere verkopers geven bij hun manager aan dat het CRM-systeem niet voldoet. Er mist een belangrijke functionaliteit. In het MT-overleg waar dit aan de orde komt, ontbreekt de praktische kennis van een applicatiebeheerder, ook bij de ICT Manager. Enkele collega-managers herkennen de problematiek.
Het belang van een goedwerkend CRM-systeem wordt door iedereen onderkend. Er moet iets gebeuren. Er wordt besloten dat een projectgroep zich gaat buigen over de vervanging van het systeem.
Hoe het ook had kunnen gaan
Stel dat de manager de verkoper onverrichterzake had teruggestuurd met de boodschap “Zie maar hoe je het regelt, je hebt de vrije hand”.
De medewerker zou met de ontbrekende functionaliteit naar een ICT-collega zijn gegaan. Grote kans dat die met een niet al te zware ingreep het probleem had opgelost.
“Zie maar hoe je het regelt, je hebt de vrije hand”
Lukte dat niet dan zou hij bijvoorbeeld hebben kunnen uitwijken naar een slim Excelsheet in aanvulling op het systeem. Maar één ding zal jouw verkoper niet doen, en dat is een project optuigen. Dat gaat hem veel te veel tijd kosten en is geen garantie voor succes.
Vond je het een goed artikel? Doe er iemand anders een plezier mee via de mail.
Delen op social media wordt door ons ook erg gewaardeerd.
