De top-5 apps voor ondernemers! De 10 beste productivity tools! Handige time management software! Regelmatig beloven aantrekkelijke oplossingen dat ze je werk en leven zullen verbeteren.
Dus die koop je en installeer je. Want je komt als ondernemer chronisch tijd tekort en je wilt effectiever werken.
Het zag er zo leuk uit
En ja, het is een goede zaak om je te laten ondersteunen door technisch vernuft. Maar helaas koop je in 9 van de 10 gevallen een kat in de zak en ben je uiteindelijk alleen maar meer tijd kwijt.
‘Koop mij! Ik maak je leven beter!’
Want wat er zo veelbelovend uitzag, blijkt toch niet helemaal te zijn wat je ervan had verwacht. Je blijkt dingen dubbel te moeten doen omdat je nieuwe tool niet lekker aansluit op iets dat je al in gebruik hebt. Of de software is te complex en maakt je leven alleen maar moeilijker.
Wat dan wel?
Begin met te definiëren waar je nu precies behoefte aan hebt. Vervang je vage verlangen naar ‘meer tijd’ of ‘efficiënter werken’ naar een specifieke wens. Zoals bijvoorbeeld: ‘ik wil al mijn taken voor één dag helder onder elkaar zien en deze gemakkelijk kunnen afstrepen’.
Ga vervolgens na wat je in jouw huidige werkwijze kunt veranderen om dit doel dichterbij te brengen. Als je namelijk een gebrekkige manier van werken wilt verbeteren door er een tool aan te verbinden, kom je van een koude kermis thuis. Een tool kan je werk vereenvoudigen, maar verrijkt nooit.
Garbage in, garbage out
Vervolgens onderzoek je of de tools die je nu al tot je beschikking hebt je vraag kunnen invullen. Dat is vele malen efficiënter dan iets nieuws in huis halen.
Zo heeft Outlook ongekend veel functies waar de meeste mensen geen weet van hebben. Of misschien heeft je bedrijfssoftware mogelijkheden waar je nog geen gebruik van maakt.
Toch een nieuwe tool selecteren
Als je dan nog steeds met lege handen staat, ga je op zoek naar iets nieuws. Ga daarbij niet af op de lovende woorden van andere gebruikers. Jouw behoefte kan een heel andere zijn dan die van hen.
Daarom voer je een eenvoudige selectie uit:
1. Vastleggen van je doelstellingen.
2. Bepalen van de eisen en wensen (must haves/nice to haves).
3. Opstellen lijst van mogelijke tools (longlist).
4. Match van deze lijst tegen de must haves (in spreadsheet). Nu heb je de shortlist.
5. Match van de shortlist tegen de nice to haves (in spreadsheet).
6. Demo aanvragen of proefperiode starten.
7. Eventuele prijsonderhandeling.
8. Definitieve keuze en invoering.
Zo koop je geen kat in de zak. Als je een model van het spreadsheet wilt ontvangen waarmee je stap 4 en 5 uitvoert, stuur dan een mail naar janfrens@loyalpartners.nl.
Vond je het een goed artikel? Doe er iemand anders een plezier mee via de mail.
Delen op social media wordt door ons ook erg gewaardeerd.
